自學(xué)考試“檢索”復(fù)習(xí)資料（六）

　　第六章檔案著錄

　　單選：

　　1、檔案著錄是指在編制目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析，選擇和記錄的過(guò)程。

　　2、檔案著錄的結(jié)果是檔案條目。

　　3、檔案著錄工作的作用，其中最主要的是檢索作用。

　　4、從計(jì)算機(jī)檢索來(lái)看，檔案查找是通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索實(shí)現(xiàn)的。

　　5、著錄和標(biāo)引工作的質(zhì)量對(duì)于檔案的檢索效率具有重大影響。

　　6、1985年我國(guó)制訂并頒布了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)<<檔案著錄規(guī)則>>.

　　7、國(guó)家檔案局于1999年以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布新版的<<檔案著錄規(guī)則>>.

　　8、<<檔案著錄規(guī)則>>第一版是依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)<<文獻(xiàn)著錄總則>>的原則，結(jié)合我國(guó)檔案的特點(diǎn)和檔案工作的實(shí)際情況制訂的。

　　9、<<檔案著錄國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)>>是由國(guó)際檔案理事會(huì)與聯(lián)合國(guó)教科文組織協(xié)議成立的國(guó)際檔案理事會(huì)著錄標(biāo)準(zhǔn)特別委員會(huì)制訂的。

　　10、文件編號(hào)項(xiàng)\時(shí)間項(xiàng)\載體形態(tài)項(xiàng)\排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　11、并列題名是以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的與正題名對(duì)照并列的題名，并列題名前加“二”。例：天津=tianjin

　　12、責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)照原文著錄，其前加“/”號(hào)。

　　13、密級(jí)是指文件的機(jī)密程度，密級(jí)依GB7156-87<<文獻(xiàn)保密等代碼>>劃分為6個(gè)級(jí)別。P107

　　14、決議、決定、命令、規(guī)程、規(guī)范、條例等法規(guī)性文件，著錄時(shí)間通過(guò)或發(fā)布時(shí)間。工程施工圖\產(chǎn)品加工圖\著錄時(shí)間：設(shè)計(jì)時(shí)間、竣工圖、著錄時(shí)間、繪制時(shí)間

　　15、提要在附注之后另起一段空兩格著錄，一般不超過(guò)200字。

　　多選：

　　1、內(nèi)容特征，是指對(duì)檔案主題的揭示，表示為檔案的分類號(hào)\主題詞\摘要等記錄項(xiàng)。

　　2、檔案著錄工作的作用用：A凳記B介紹、報(bào)道C交流D檢索。

　　3、檔案檢索的第一階段是存儲(chǔ)，即將表達(dá)檔案特征和具有檢索意義的標(biāo)識(shí)加以記錄并組織起來(lái)形成手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　4、<<檔案著錄規(guī)則>>在我國(guó)具有較強(qiáng)的通用性，適用于各類檔案的著錄，機(jī)關(guān)檔案室和檔案館的著錄文書(shū)檔案、科技檔案以及其他專門檔案時(shí)均可按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)著錄。

　　5、正題名，第一責(zé)任者，時(shí)間\分類號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞為主要著錄項(xiàng)目，其余為選擇著錄項(xiàng)目。

　　6、<<檔案著錄規(guī)則>>規(guī)定，一般使用段落符號(hào)式的條目格式，實(shí)際工作需要時(shí)也可以使用表格式條目格式。

　　7、單份或一組文件著錄時(shí)主要依據(jù)文頭、文尾，一個(gè)或一組案卷著錄時(shí)主要依據(jù)卷封面\卷內(nèi)文件目錄、備考表等。

　　8、題名包括：A正題名B并列題名C副題名及說(shuō)明題名文字。

　　排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項(xiàng)，該項(xiàng)包括分類號(hào)，檔案館代號(hào)，檔號(hào)、電子文檔號(hào)，縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞六個(gè)項(xiàng)。

　　簡(jiǎn)述、論述

　　一、簡(jiǎn)述檔案著錄工作的基本要求？

　　答：（1）準(zhǔn)確性，即著錄結(jié)果全面\客觀\準(zhǔn)確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。力求使應(yīng)該著錄的項(xiàng)目無(wú)*漏，無(wú)差錯(cuò)，避免將錯(cuò)誤的信息存入檢索系統(tǒng)。

　?。?）規(guī)范化，即推行標(biāo)準(zhǔn)化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項(xiàng)目，著錄格式，標(biāo)識(shí)符號(hào)，著錄項(xiàng)目細(xì)則進(jìn)行著錄。

　　二、說(shuō)明<<檔案著錄規(guī)則>>規(guī)定的基本著錄項(xiàng)目有哪些？

　　答：（1）題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)。包括正題名\責(zé)任者等。六個(gè)小項(xiàng)。

　?。?）稿本與文種項(xiàng)，包括稿本\文種兩個(gè)小項(xiàng)。

　　（3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。包括密級(jí)保管期限兩個(gè)小項(xiàng)。

　　（4）時(shí)間項(xiàng)。

　?。?）載體形態(tài)項(xiàng)，包括載體類型，數(shù)量及單位\規(guī)格三個(gè)小項(xiàng)。

　?。?）附注與提要項(xiàng)。包括附注和提要兩個(gè)小項(xiàng)。

　　（7）排檢與編號(hào)項(xiàng)。包括分類號(hào)檔案館代號(hào)\檔號(hào)\電子文檔號(hào)\縮微號(hào)主題詞或關(guān)鍵詞六個(gè)小項(xiàng)。

　　三、試述如何選擇檔案著錄的級(jí)別？

　　答：（1）按照<<檔案著錄規(guī)則>>的規(guī)定，檔案著錄的對(duì)象可以是單份文件，一組文件、一個(gè)案卷或一組案卷，從而使著錄級(jí)別分為文件級(jí)\文件組合級(jí)和案卷組合級(jí)。

　　（2）一般說(shuō)來(lái)，著錄級(jí)別比較低時(shí)，檢索深度較好，但著錄工作量，速度較慢；反之，著錄級(jí)別比較高時(shí)，速度可以加快，但檢索深度不夠理想。

　?。?）文件級(jí)著錄以單份文件為對(duì)象，即一文一卡。這種著錄能全面地反映每一份文件的特征。專指性強(qiáng)?？蛇_(dá)到較高的檢索深度，但著錄工作量大。

　?。?）案卷級(jí)著錄以卷為對(duì)象，即一卷一卡。這種著錄具有一定的概括性，但難以滿足對(duì)于檢索深度有較高要求的檢索要求。

　?。?）文件組合級(jí)著錄，可達(dá)到既不影響檢索深度，又相對(duì)減少著錄工作量提高著錄速度的效果。

　?。?）在選擇著錄級(jí)別時(shí)，首要的問(wèn)題是要保證適當(dāng)?shù)臋z索深度，在此基礎(chǔ)上力求減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。一般說(shuō)來(lái)，機(jī)關(guān)檔案室\綜合性檔案館的著錄應(yīng)以文件級(jí)著錄為主，輔之以案卷級(jí)\文件組合級(jí)和案卷組合及的著錄。

　　四、著錄與立卷歸檔同步完成的流程及其好處？

　　答：（1）、①各機(jī)關(guān)在形成文件時(shí)，由撰稿人對(duì)文件進(jìn)行主題標(biāo)引，以揭示文件主題。

　?、趯?duì)需要審核的稿件，核稿人應(yīng)同時(shí)對(duì)標(biāo)引主題詞給以審核。

　　③將主題詞印制在文件上。

　　④將機(jī)關(guān)收發(fā)文登記與著錄合為一體。

　　⑤立卷時(shí)檢查文件處理階段著錄的內(nèi)容是否正確，對(duì)未著錄的文件進(jìn)行著錄，將著錄結(jié)果與案卷一并歸檔。

　?。?）實(shí)行檔案著錄與歸檔同步完成的好處是：第一，可及時(shí)保證檔案著錄工作的完成。第二。有助于保證檔案著錄的質(zhì)量。第三；在機(jī)關(guān)完成檔案的著錄工作，可使本機(jī)關(guān)及時(shí)利用其著錄成果編制檢索工具，改善機(jī)關(guān)檔案檢索系統(tǒng)并為機(jī)關(guān)檔案檢索的自動(dòng)化奠定基礎(chǔ)。